ANALITIKNEWS.COM –Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur (Kaltim) menegaskan bahwa pemusnahan arsip fisik yang sudah tidak relevan merupakan langkah penting untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen pemerintahan. Dalam upaya modernisasi ini, Dispora Kaltim juga mendorong digitalisasi arsip sebagai solusi jangka panjang untuk menyimpan data secara aman dan mudah diakses.
Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, menjelaskan pentingnya mengelola arsip yang masih relevan dalam format digital. Hal ini, menurutnya, menjadi krusial untuk menghindari hilangnya dokumen penting yang mungkin diperlukan di masa depan, khususnya dalam menghadapi permasalahan hukum.
“Dalam situasi hukum tertentu, dokumen-dokumen tertentu bisa memiliki nilai penting yang tinggi. Oleh karena itu, sangat penting untuk menyimpan dokumen dalam bentuk digital agar lebih aman dan terkelola dengan baik,” ujar Rasman, Senin (25/11/2024).
Sebagian besar arsip fisik yang akan dimusnahkan adalah dokumen dari periode 2005 hingga 2011, ketika digitalisasi belum diterapkan secara menyeluruh. Namun, meskipun arsip fisik tersebut sudah tidak lagi relevan, data dan informasi pentingnya tetap dapat diakses melalui format digital.
Rasman menambahkan bahwa proses pemusnahan arsip fisik tidak dilakukan sembarangan. Setiap arsip yang sudah lebih dari sepuluh tahun dan tidak lagi dibutuhkan, seperti dokumen dari tahun 2004, akan dipertimbangkan untuk dimusnahkan guna mengurangi beban penyimpanan yang tidak perlu.
“Setelah sepuluh tahun, arsip yang tidak relevan lagi bisa menjadi beban jika terus disimpan. Kami pastikan bahwa pemusnahan arsip dilakukan dengan pertimbangan matang dan hanya untuk dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi,” jelas Rasman.
Dengan kemajuan teknologi digital yang semakin pesat, Rasman optimis bahwa digitalisasi arsip akan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen dan mempermudah aksesibilitas data penting yang dibutuhkan di masa mendatang.
“Dengan adanya digitalisasi, penyimpanan dan pengelolaan arsip kini menjadi jauh lebih mudah. Saya yakin langkah ini akan membantu kami mengelola dokumen secara lebih efisien dan aman,” tandasnya.
(adv/disporakaltim)
